В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В соответствии с п. 5.26 "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) отметка о заверении копии приказа оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример.
Верно
Инспектор службы кадров
Дата
Подпись
И.О. Фамилия
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ___ за ____ год"), и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Согласно абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Обращаем внимание, что в зависимости от содержания приказа, издавшего его органа и целей заверения копии копия приказа может быть заверена:
- судьей, в чьем производстве находится дело, в материалах которого содержится истребуемый приказ (п. п. 3.21, 8.4.8, 14.4 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36), п. 18.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100);
- органом, владеющим соответствующей информацией (п. 16 ст. 62 Федерального закона от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости");
- нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1);
- консульским должностным лицом (ст. 26 Федерального закона от 05.07.2010 N 154-ФЗ "Консульский устав Российской Федерации").
Согласно пп. 4 п. 9 ст. 15 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере охраны здоровья (Росздравнадзор), заверяет копии приказов о приостановлении и возобновлении действия лицензий, назначении проверок лицензиатов.
Аналогичное полномочие Росздравнадзора предусмотрено п. 18 Положения о лицензировании фармацевтической деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ от 22.12.2011 N 1081.
Копию приказа о списании задолженности должника с учета заверяет Минфин России (п. 11 Правил списания и восстановления в учете задолженности физических лиц по денежным обязательствам перед Российской Федерацией, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.02.2020 N 166). При предоставлении государственной услуги по установлению нормативов допустимых выбросов, временно разрешенных выбросов копия приказа об установлении нормативов допустимых выбросов и разрешения на выбросы заверяется Росприроднадзором (п. 8 Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по предоставлению государственной услуги по установлению нормативов допустимых выбросов, временно разрешенных выбросов и выдаче разрешения на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух (за исключением радиоактивных), утв. Приказом Росприроднадзора от 06.07.2020 N 776).
Копии приказов о проведении выездных проверок заверяются органами и (или) лицами, уполномоченными на проведение таких проверок (см., например, п. 16 Правил контроля за выполнением инвесторами обязательств по специальным инвестиционным контрактам, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.07.2020 N 1049, п. 12 Правил осуществления контроля за деятельностью операторов технического осмотра, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.04.2020 N 534).
